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一般社団法人 島田青年会議所

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(開局時間:水曜日・祝休日を除く平日10時~16時)

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「正副理事長ミーティング」

1. 当ミーティングは、理事会に提出すべき事項の調整と理事会に提出される案件が、青年会議所活動の目的に適合しているか否かの検討をする。
2. 当ミーティングは、原則として毎月理事会開催日前々週の木曜日に理事会に先だって開催する。
3. 当ミーティングは、理事長・副理事長・専務理事・事務局長をもってその構成員とする。統括責任者は筆頭副理事長とする。

 

「理事会」

1. 理事会は総会に提出する議案、総会から委託された事項、その他業務執行に必要な事項を、青年会議所の活動が実際に行われる前に審議する議決機関である。
2. 理事会出席者は、理事長・直前理事長・副理事長・専務理事・事務局長・委員長・監事とする。
3. 理事会の設営及び運営は事務局がこれを担当する。
4. 直前理事長、監事、代理人、オブザーバーは意見を述べることができるが、議決権を有しない。
5. 統括責任者は筆頭副理事長とする。
6. オブザーバーは、事前に専務理事の許可を得ることによって出席できる。
7. 理事会の議案提出者は理事とする。
8. 議案提出者は、原則理事会開催前に行われる正副理事長ミーティング開催日5日前の午後7時までに、資料を担当副理事長(専務理事)の責任において、事務局に提出しなければならない。
9. 正副理事長ミーティング終了後に修正を加えられた資料は、原則理事会開催日3日前の午後7時までに担当副理事長(専務理事)の責任において、事務局に提出しなければならない。
10. 議案提出者は、原則としてその事業が行われる3ヶ月前までの理事会に資料を提出しなければならない。また、議案は理事会において3回以上の協議が必要である。但し、理事長、副理事長が適当と判断し議案及び緊急性を伴う議案については2回以下の協議にて審議を受けることも可能であるが、その判断は正副理事長ミーティングでの指示によるものとする。
11. 重要議案と考えられるものについては、協議に先だって正副理事長ミーティングにて討議を行うことができる。(最低限の資料として事業計画書を提出する事)
12. 議案は、あらかじめ定められた書式をもって提出し、討議、協議、審議、報告の別を明らかにしておかなければならない。
13. 提出資料は、アジェンダ形式で電子メールにて事務局に提出しなければならない。但し、PDF形式に変換が困難な資料については、理事会当日の回覧資料とし、原則として原本を持参すること。
14. 理事会議案は正副理事長ミーティングを経るものとする。
15. 理事会の議事録作成は事務局が行う。
16. 理事会は原則として毎月第1火曜日の午後7時より開催する。
17. 委員会担当理事(委員長)が理事会を欠席(遅刻、早退を含む)する場合、その旨を専務理事まで事前に報告しなければならない。その際、必ず代理人を理事会に出席させること。

 

「委員会」

1. 委員会は青年会議所活動で最も基本的な活動であり、実際の事業を立案、推進して行くことが会務とされる。
2. 委員会は、原則として委員長、副委員長、会計幹事、委員によって構成される。
3. 委員会は、原則として委員長が議長となり、事業計画について研究、協議し、事業をメンバーと共に遂行する。
4. 委員会を開催時は、必ず議事録を作成し、7日以内に事務局へ提出するものとする。
5. 議案の上程は、資料提出のルール(書式、期日等)に従って、あらかじめ年間スケジュールを組んでおくこと。
6. 委員長は、委員会を代表し会務を統括する。
7. 副委員長は、委員会開催日時、場所を担当副理事長、事務局まで連絡することとする。
8. 委員長は、原則として2ヶ月以内に事業報告書を理事会に提出しなければならない。
9. 副委員長は、委員会の設営などを行い、委員長を補佐して会務を掌理し、委員長に事故がある時はその職務を代理し、委員長が欠けた時はその職務を行う。また、委員会開催後は速やかに議事録を作成し、提出する。
10. 会計幹事は、委員会内における財務等の管理を行う。
11. 各委員は、基本資料を熟読し充分に理解した上で、(一社)島田青年会議所会員としての自覚を持ち、それぞれの責務を遂行し積極的に参加、行動すること。
12. 資料の作成にあたっては、原則としてA4サイズを使用すること。
13. 委員会が発信する対外文書は理事会での審議を経るものとする。
14. 全会員に対して送る対内文書については事前に専務理事の承認を得て発信する事ができる(メールで送る正式文書も含む)。
15. 対外文書については、原則として字体は明朝体とする。
16. マスコミ取材の対応については、必ず総務広報委員会との連携を図ること。

 

「会計実務」

1. 事業推進にあたっては、理事会に収支予算案(補正予算案)を提出し承認を得なければならない。
2. 予算作成にあたり、1万円以上のものについては見積書を取ること。1万円未満であっても説明を要するものについては見積書を取ること。(10万円以上のものについては2社以上の相見積書を取り付ける事を原則とする)
3. 事業の終了後は速やかに事業報告書、決算報告書(請求書、領収書、決算明細を添付)を専務理事に提出し、承認を得なければならない
。ただし請求書が発行されない場合に限り、注文書および納品書(金額がわかるもの)を提出すること。

    4. 6月末日を中間決算日とし、各委員会の会計報告を行うこと。
    5. その他、必要事項は別に定める。

 

「役員の職務」

1. 理事長は、この法人を代表し、会務を統括する。
2. 直前理事長は、理事長の会務に関し必要な助言を行う。
3. 副理事長は、理事長を補佐して会務を掌理し、理事長があらかじめ理事会の議決を経て定めた順序により、理事長に事故がある時はその職務を代理し、理事長が欠けた時はその職務を行う。
4. 専務理事は、理事長、副理事長を補佐すると共に、理事長の定めるところにより、その権限に属せしめられた事項を処理する。
・理事への連絡・調整(会員への連絡・調整は事務局長が行う)
・渉外業務
・会計(LOM)業務
5. 理事は、会務の執行にあたる。
6. 監事は、民法第59条に規定する職務を行う。
① 法人の財産の状況を監査すること。
② 理事の業務執行の状況を監査すること。
③ 財産の状況や業務の執行について、不正な点を見つけた時は、
 総会または主務官庁に報告すること。
④ ①~③の報告をするため、必要に応じて総会を招集すること。

 

「例会」

1. 例会は原則として第3金曜日に開催する。但し必要に応じて理事会で変更する事ができる。
 

「補足」

1. 対外的な事業、文書及び理事長が必要と認めた事項等は、理事会において審議を必要とする。
2. 理事会において審議を必要とする事項は、次のとおりである。
① 理事長名で発信する文書。
② 登録料を必要とする事業。
③ 事業予算を計上する事業。
④ その他、理事長が必要と定めた事項。  

一般社団法人島田青年会議所 運営マニュアル